Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäftsverkehr. Unternehmen müssen fortan E-Rechnungen empfangen, versenden und rechtssicher archivieren können. Wir fassen zusammen, was Sie wissen müssen!
Was ist eine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften?
Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Bisher galt zudem § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ALTE FASSUNG: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“.
Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG NEUE FASSUNG liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn eine solche Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.“
Das bedeutet, dass alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Andere nicht nach Norm strukturierte Formate einer elektronischen Rechnung (z.B. PDF, jpeg, docx) erfüllen diese Anforderungen nicht und fallen daher zukünftig unter „sonstige Rechnungen“.
Wen betrifft die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab 01.01.2025 für alle B2B-Geschäfte inländischer und/oder in Deutschland ansässiger Unternehmen. Steuerfreie Umsätze gem. § 4 Nr. 8 – 29 UStG sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250,00 Euro und Fahrausweise sind hiervon ausgenommen. Gegenüber einem öffentlichen Auftraggeber gilt für Unternehmer bereits seit April 2023 eine E-Rechnungspflicht und auch im privaten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern konnten in der Vergangenheit mit Zustimmung des Empfängers bereits elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Unerheblich für die Einordnung ist, ob die Leistung auf zivilrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher Grundlage ausgeführt wird. Solange über eine umsatzsteuerbare Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gilt die E-Rechnungspflicht. Daher unterliegen auch juristische Personen des öffentlichen Rechts unter den übrigen Voraussetzungen der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht zur Ausstellung und der Notwendigkeit zum Empfang einer E-Rechnung.
Warum ist das Format so wichtig?
Der Unternehmer muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Wie Unternehmer dieser Verpflichtung nachkommen ist ihnen grundsätzlich selbst überlassen vgl. § 14 Abs. 3 UStG NEUE FASSUNG. Durch die Verwendung eines zulässigen elektronischen Formats erfüllt der Verwender diese Anforderungen.
Das verwendete strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss entweder der europäischen Norm EN 16931 gem. der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder kann zwischen Rechnungsausteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist jedoch, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Interoperabel bedeutet hier, dass die geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gem. EN 16931 erlauben würde.
Welche Formate gibt es?
Verschiedene Formate erfüllen die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Unterschieden wird hier zwischen rein strukturierten und hybriden Rechnungsformaten.
Rein strukturierten Datenformate
Diese Formate ermöglichen es Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Sie basieren auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht zur Sichtprüfung durch das menschliche Auge eignet. Mit einer Visualisierungsanwendung kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden. Für Deutschland wurde unter Berücksichtigung nationaler Besonderheiten das Format XRechnung entwickelt. Es überführt die Anforderungen der europäischen Norm in einen nationalen Standard.
Hybride Formate
Weiterhin können hybride Formate verwendet werden, diese bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Teil (z.B. PDF). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Den nationalen Standard stellt hier das Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 dar. Zielgruppe sind insbesondere der Mittelstand sowie kleine und kleinste Unternehmen, die nur wenige Rechnungen pro Jahr versenden.
Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung
Wie Übermittlung und Empfang von elektronischen Rechnungen gestaltet werden ist ebenfalls weitgehend den beteiligten Parteien überlassen. Die Übermittlung der E-Rechnung kann z.B. per E-Mail, elektronischer Schnittstelle zur Bereitstellung von Daten oder Downloadmöglichkeit über ein Internetportal erfolgen. Der Rechnungsempfänger erfüllt seine Verpflichtung, eine E-Rechnung empfangen zu können, schon durch Vorhalten eines E-Mail-Postfachs. Die Beteiligten können andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren – die Übergabe der E-Rechnung auf externen Speichermedien (z.B. USB-Sticks) erfüllt allerdings nicht die Anforderungen und wird daher als sonstige Rechnung betrachtet.
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt wie bei sonstigen Rechnungen weiterhin zehn Jahre.
Gibt es Übergangsregelungen?
In § 27 Abs. 38 UStG finden sich verschiedene Übergangsregelungen für die Ausstellungspflicht von E-Rechnungen:
- Bis zum 31.12.2026 können Rechnungen für bis dahin erwirtschaftete Umsätze weiterhin im Papierformat oder, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, als sonstige Rechnung übermittelt werden (z.B. als PDF).
- Werden beim ausstellenden Unternehmen 800.000 Euro Gesamtumsatz i. S. d. § 19 UStG nicht überschritten, gilt diese Übergangsfrist sogar bis zum 31.12.2027, auch hier bzgl. der „sonstigen Rechnung“ jedoch nur bei Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- Ab 01.01.2028 wird auch die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmer verpflichtend.
Wichtig aber: Bezüglich des Empfangs von E-Rechnungen existiert keine Übergangspflicht, Unternehmer müssen ausnahmslos zum 01.01.2025 Einrichtungen für den Empfang von E-Rechnungen bereitstellen.
Wichtig ebenfalls: Sofern nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG i.V.m. § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung i. S. d. §§ 14, 14a UStG. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG. Das kann mithin höchst unangenehme Folgen haben!
Was bringt die Zukunft?
Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem nationalen und auch EU-weiten Meldesystem, mit welchem Umsatzsteuerbetrug verhindert werden soll. Dieses Meldesystem soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden. Während das EU-Meldesystem zunächst für 2028 geplant war, scheint nun eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 wahrscheinlich. Das deutsche Meldesystem orientiert sich zumindest aktuell zeitlich an der europäischen Umsetzung.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt aus dem Papierzeitalter heraus und hin zum volldigitalisierten Geschäftsverkehr. Mittelfristig verspricht sie Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne sowie eine sicherere und strukturierte Aufbereitung von Rechnungsdaten. Unternehmen sollten die damit verbundenen Chancen für eine schlankere, schnellere und effizientere Verwaltung unbedingt nutzen! Das Schreiben vom Bundesfinanzministerium zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern finden Sie hier.
