Für viele Verantwortliche in Unternehmen ist das Transparenzregister ein unterschätzter Compliance-Faktor. Die Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GwG) gelten unabhängig von der Größe oder Branche Ihres Unternehmens und treffen nahezu alle Gesellschaften in Deutschland. Fehlerhafte oder unterlassene Meldungen führen zunehmend zu Unstimmigkeitsmeldungen. Deren Auflösung ist für die Adressaten regelmäßig mit erheblichem Aufwand verbunden und kann Bußgelder von bis zu 150.000,00€ nach sich ziehen. Zudem bestehen Reputationsrisiken, da unanfechtbare Bußgeldbescheide auf den Internetseiten der zuständigen Aufsichts- und Verwaltungsbehörden öffentlich bekannt gemacht werden. Für Geschäftsführer, Vorstände und Gesellschafter bedeutet dies: Eine saubere und fortlaufend überprüfte Transparenzregister Compliance sollte inzwischen fester Bestandteil einer ordnungsgemäßen Unternehmensorganisation sein. Gleichzeitig lassen sich Aufwand und Risiken mit klaren Prozessen und einer einmalig strukturierten Bestandsaufnahme deutlich reduzieren.
Was ist das Transparenzregister?
Das Transparenzregister ist ein bundesweites Register zur Erfassung der wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und anderen Rechtsträgern. Der Sinn und Zweck des Transparenzregisters liegt in der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, indem Eigentums- und Kontrollstrukturen der Unternehmen für Strafverfolgungs-, Aufsichts-, Kontroll- und Finanzbehörden nachvollziehbar offengelegt werden. Insofern handelt es sich um kein öffentlich zugängliches Register.
Wer ist mitteilungspflichtig und welche Mitteilungspflichten bestehen?
Die Mitteilungspflichten des § 20 Abs. 1 GwG treffen alle im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften (also die GmbH, AG, SE, GmbH & Co. KG, OHG und KG), alle im Gesellschaftsregister eingetragenen Gesellschaften (eGbR), die im Vereinsregister eingetragenen Vereine sowie behördlich anerkannte und daher rechtsfähige Stiftungen. Sogenannte Trusts und nicht rechtsfähige Stiftungen sowie vergleichbare Rechtsgestaltungen sind gemäß § 21 GwG von den Mitteilungspflichten erfasst.
Nicht mitteilungspflichtig sind damit allein die (nicht eingetragene) GbR, Vereine ohne Rechtspersönlichkeit (früher „nicht rechtsfähige Vereine“), juristische Persönlichkeiten des Öffentlichen Rechts oder (typische bzw. atypische) stille Gesellschaften.
Pflichtinhalt der Mitteilungen sind die Daten der wirtschaftlichen Berechtigten – bestehend aus Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort, (sämtliche) Staatsangehörigkeiten, die Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie das Gültigkeitsdatum der Mitteilung.
Änderungen zu den bereits mitgeteilten wirtschaftlich Berechtigten sind unverzüglich mitzuteilen, was insbesondere bei Unternehmenstransaktionen oder bei jedem Wechsel der Geschäftsführung bzw. des Vorstands der Fall sein kann.
Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
Wirtschaftlich Berechtigter ist in der Regel jede natürliche Person, die (unmittelbar) mehr als 25 % der Gesellschaftsanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte an der Gesellschaft kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle auf die Gesellschaft ausübt (wie etwa im Falle von Stimmbindungsverträgen). Für die Feststellung als wirtschaftlich Berechtigter reicht es aus, dass die natürliche Person eine dieser drei Voraussetzungen erfüllt. Aus diesem Grund können auch mehrere Personen als wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens gelten.
Komplizierter wird die Feststellung des/der wirtschaftlich Berechtigten, wenn es sich um eine größere Unternehmensgruppe handelt. Vor allem bei mehrgliedrigen Beteiligungsketten (etwa durch Holdinggesellschaften oder Muttergesellschaften mit einer Vielzahl von Tochtergesellschaften) kann sich die Feststellung schwierig gestalten, da eine mittelbare Kontrolle auf das jeweilige Unternehmen maßgeblich ist. Mittelbare Kontrolle liegt insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Gesellschaften gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden. Dies ist wiederum insbesondere dann der Fall, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf die dem Unternehmen in der Beteiligungskette vorgeschalteten Gesellschaften ausübt. Beherrschender Einfluss kann durch eine Vielzahl von denkbaren Gründen ausgeübt werden. Der in der Praxis häufigste Fall liegt darin, dass der natürlichen Person unmittelbar und mittelbar die Mehrheit (also mehr als 50 %) der Kapitalanteile und / oder der Stimmrechte an den jeweiligen Gesellschaften in der Beteiligungskette oberhalb der betroffenen Gesellschaft zusteht.
Rückgriff auf den fiktiven wirtschaftlich Berechtigten
Für den Fall, dass eine Prüfung ergibt, dass es keinen wirtschaftlich Berechtigten gibt oder ein solcher auch nach umfassender Prüfung durch den Mitteilungspflichtigen nicht ermittelt werden kann, gilt der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft als (fiktiver) wirtschaftlich Berechtigter. In diesem Fall sind die Mitglieder der Geschäftsführung oder des Vorstands des Mitteilungspflichtigen als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte zu melden. Im Falle einer GmbH & Co. KG sind die Geschäftsführer der Komplementär-GmbH maßgeblich, während bei einer eGbR die geschäftsführenden Gesellschafter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte der Gesellschaft gelten.
Praktische Konstellationen, die neue Mitteilungspflichten auslösen
- Übertragung von Gesellschaftsanteilen (Über- oder Unterschreitung der Schwellenwerte);
- Änderung der Stimmrechtsverhältnisse (z.B. Pool-, Stimmbindungs- oder Vetorechte);
- Wechsel im Vorstand oder der Geschäftsführung (bei fiktiven wirtschaftlich Berechtigten)
- Umstrukturierungen (Holdingstrukturen, Verschmelzungen, Spaltungen, etc.)
- Änderungen der persönlichen Daten der (fiktiven) wirtschaftlich Berechtigten (Wohnort, Nachname oder Staatsangehörigkeiten).
Folgen von Pflichtverstößen
- Unstimmigkeitsmeldungen
Nach dem GwG Verpflichtete (etwa Banken, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer) müssen Unstimmigkeiten zwischen den im Transparenzregister eingetragenen Informationen und eigenen Erkenntnissen melden. Die registerführende Stelle fordert den betroffenen Rechtsträger unter Setzung einer Frist für die Rückmeldung sodann zur Stellungnahme bzw. Berichtigung einer (zwischenzeitlich) falschen Mitteilung auf. Zur Auflösung der Unstimmigkeitsmeldung lässt sich das Transparenzregister regelmäßig diverse Nachweise vorlegen. Neben Ausweisdokumenten der mitzuteilenden Personen sind in der Regel auch Satzungen, Organigramme über die Gesellschafterstruktur und Gesellschafterlisten vorzulegen. Dies kann mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden sein.
- Bußgelder und Veröffentlichung bestandskräftiger Bußgeldbescheide
Die zuständige Aufsichtsbehörde kann im Einzelfall Bußgelder von bis zu 150.000 € verhängen. Darüber hinaus werden Bußgeldbescheide teilweise über die Internetseite der Behörden öffentlich bekanntgemacht, wobei die konkrete Art des Verstoßes und die für den Verstoß verantwortliche natürlichen Personen bzw. Gesellschaften benannt werden.
Fazit und Handlungsempfehlungen
Mitteilungspflichtige Unternehmen und Unternehmensgruppen sollten eine einmalige Bestandsaufnahmeihres / ihrer wirtschaftlich Berechtigten vornehmen, um festzustellen, wer aus welchem Grund als (fiktiver) wirtschaftlich Berechtigter gilt.
Sodann sollte eine geeignete Person im Unternehmen mit der fortlaufenden Prüfung der Mitteilungspflichten und der Aktualisierung des Transparenzregisters betraut werden.
Der / die Gesellschafter sollten dafür sensibilisiert werden, dem Unternehmen mitteilungspflichtige Änderungen, in die die Unternehmensführung nicht eingebunden ist, mitzuteilen. Dies können Stimmbindungsvereinbarungen aber auch simple Namens- und Adressänderungen sein.
So können Sie die transparenzregisterbezogenen Prozesse Ihres Unternehmens einmal sauber aufsetzen und mit überschaubarem Aufwand weiterführen. Insbesondere bei mehrgliedrigen Beteiligungsverhältnissen lohnt es sich allerdings zumindest für die erstmalige Bestandsaufnahme rechtliche Beratung einzuholen, um so ein rechtssicheres Fundament für die Weiterführung der transparenzregisterbezogenen Compliance-Prozesse zu schaffen.
