Arbeitgeber dürfen Lohnabrechnungen in digitaler Form bereitstellen und sind nicht verpflichtet, diese in Papierform zu übermitteln, sofern Arbeitnehmern ohne Online-Zugang ermöglicht wird, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Für die erforderliche Textform reicht es aus, dass die Entgeltabrechnung in elektronischer Form zur Verfügung gestellt wird, so entschied jetzt das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24).
Der Fall
Die Klägerin ist im Einzelhandelsbetrieb der Beklagten als Verkäuferin beschäftigt. Sie begehrt durch die Klage die Übersendung der Entgeltabrechnungen in Papierform, nachdem die Beklagte auf Grundlage einer dahin gehenden Konzernbetriebsvereinbarung das System umgestellt und die Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt hatte. Sie ist der Auffassung, sie habe der elektronischen Übermittlung nicht zugestimmt.
Für den Konzernverbund, dem die Beklagte angehört, regelt eine Konzernbetriebsvereinbarung, dass alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar sind. Für den Fall, dass Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, über ein privates Endgerät auf die digitalen Dokumente zuzugreifen, hat nach der Konzernbetriebsvereinbarung der Arbeitgeber die Möglichkeit einzuräumen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken.
Die Entscheidung
Die Klägerin hat keinen Anspruch auf „Papierform alter Schule“, so der Vorsitzende des Neunten Senats des BAG bei der Urteilsverkündung. Der Anspruch aus § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung gibt dem Arbeitnehmer bei Zahlung eines Arbeitsentgeltes einen Anspruch auf Erteilung einer Abrechnung in Textform. Dafür ist es nach dem BAG ausreichend, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung als elektronisches Dokument in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Papierform zur Verfügung stellt.
Das BAG stellt klar, dass es sich bei dem Anspruch auf Abrechnung des Entgelts um eine Holschuld handelt, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Das LAG Niedersachsen hatte in der Vorinstanz (Urteil vom 16. Januar 2024 – 9 Sa 575/23) noch argumentiert, es handele sich um zugangsbedürftige Erklärungen. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang und Geschäftsverkehr bestimmt habe. Dem widersprach nun das BAG; es genügt, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt und dabei die Interessen der Beschäftigten berücksichtigt, die privat nicht die Möglichkeit eines Online-Zugriffs haben. Eine digitale Zurverfügungstellung greift nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer ein.
Die Sache wurde nur deshalb an das LAG zurückverwiesen, weil dieses keine Feststellungen dazu getroffen hatte, ob die Einführung und der Betrieb eines digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen.
Das Fazit
Die Entscheidung ist im Hinblick auf eine fortschreitende Digitalisierung im HR-Bereich zu begrüßen und gibt Rechtssicherheit, wenn immer mehr Arbeitgeber sich entscheiden, Abrechnungen und andere Personaldokumente nur noch digital zur Verfügung zu stellen.
Erleichterungen bezüglich der Formvorschriften im HR-Alltag sollen auch durch das (relativ) neue Bürokratieentlastungsgesetz geschaffen werden. So können bspw. Zeugnisse mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Außerdem fällt das Schriftformerfordernis im Zusammenhang mit Eltern- oder Familienpflegezeit weg und wird durch die Textform ersetzt. Näheres dazu finden Sie in unserem Beitrag unter https://www.cbh.de/wp-content/uploads/2024/10/CBH_Extrablatt_Arbeitsrecht_BuerokratieentlastungsG.pdf.
Wir beraten Sie gerne zu Fragen der Digitalisierung im HR-Bereich.
