Viele Arbeitgeber wollen ihren Arbeitnehmern gerade jetzt während der Pandemie ermöglichen, im Homeoffice zu arbeiten. Aber was gilt es alles zu beachten, wenn der Arbeitnehmer sein Zuhause ins Ausland verlagern möchte? Ohne die entsprechenden Vorkehrungen kann eine solche Konstellation selbst im EU-Ausland zu ungeahnten Schwierigkeiten bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Der Beitrag gibt einen ersten Überblick zu den steuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Implikationen.
Steuerrecht
Eine einheitliche Regelung zur Einkommenssteuerpflicht existiert nicht, auch nicht EU-weit. Zahlreiche Staaten haben Doppelbesteuerungsabkommen nach dem Vorbild des OECD-Musterabkommens geschlossen, nach denen unter bestimmten Voraussetzungen eine zweifache Besteuerung von Einkommen nicht erfolgt. Zum Teil wird aber höchst unterschiedlich berechnet, ob und wann Steuern fällig werden: Manchmal ist die Anzahl der gearbeiteten Tage maßgeblich, manchmal die der Anwesenheitstage. Hier sollte der Arbeitgeber sich im Einzelfall informieren. In den meisten Fällen steht das Besteuerungsrecht der Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit dem Tätigkeitsstaat zu, es sei denn, der Arbeitnehmer unterschreitet die maßgebliche Aufenthaltsdauer im Tätigkeitsstaat von 183 Tagen im Kalender- oder Steuerjahr.
Vorsicht ist dennoch geboten, da das Homeoffice im Ausland unter Umständen eine Betriebsstätte begründen kann. Dies kann mit einer steuerlichen Erfassung im Ausland sowie erheblichem finanziellen Aufwand verbunden sein. Die Voraussetzungen zur Begründung einer Betriebsstätte variieren von Land zu Land. Arbeitgeber sollten unbedingt beachten, dass in vielen Ländern die Annahme einer Betriebsstätte viel schneller als in Deutschland erfolgt.
Der Klärung vorab bedarf auch die Frage, ob im Ausland ggf. eine Registrierungspflicht besteht.
Sozialversicherungsrecht
Für das EU-Ausland und den EWR-Raum (EU + Schweiz, Norwegen, Liechtenstein) gilt gem. Artikel 13 Abs. 1 a) VO (EG) Nr. 883/2004, dass Arbeitnehmer, die ihre Erwerbstätigkeit für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedsstaaten ausüben, ausschließlich den Rechtsvorschriften des Wohnmitgliedstaates (Lebensmittelpunkt entscheidend!) unterliegen, wenn sie einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit dort ausüben. Wesentlich bedeutet, dass der Arbeitnehmer mindestens 25 Prozent der Arbeit – dies entspricht regelmäßig 3 Monaten im Jahr – im neuen Heimatland erbringt. Zur Festlegung der einheitlich anzuwendenden Rechtsvorschriften und Entrichtung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages in nur einem Mitgliedstaat kann eine gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten mithilfe einer A1-Bescheinigung belegt werden.
Der Arbeitgeber ist gemäß Artikel 21 Absatz 1 der VO (EG) 987/2009 entsprechend dem auf seinen Arbeitnehmer anzuwendenden Sozialversicherungsrecht zur Zahlung der Beiträge verpflichtet, als hätte er seinen eingetragenen Sitz oder seine Niederlassung im betreffenden Mitgliedstaat. Eine davon abweichende Vereinbarung nach Absatz 2 der Vorschrift dahingehend, dass diese Pflicht den Arbeitnehmer trifft, ist der zuständigen Stelle im Ausland zu übermitteln.
Ausnahmen sind möglich, wenn der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer offiziell und für höchstens 24 Monate in das Land entsendet – und dort auch einen Dienstsitz hat.
Für nicht oder nicht an der richtigen Stelle erbrachte Sozialversicherungsbeiträge können neben Nachzahlungspflichten auch strafrechtliche Konsequenzen drohen, vgl. im deutschem Recht § 266a StGB.
Arbeitsrecht
Im Bereich des Arbeitsrechts gilt gem. Art. 8 I ROM I-VO das Prinzip der Vertragsfreiheit, sodass die Parteien in der Wahl des anzuwendenden Rechts im Grundsatz frei sind. Einschränkungen dieses Grundsatzes gebietet der Arbeitnehmerschutzgedanke: So darf es gem. Art. 8 I 2 ROM I-VO nicht zu einem Ausschluss von Schutzvorschriften kommen, es sei denn, die gewählte Rechtsordnung ist insoweit für den Arbeitnehmer günstiger.
Unabhängig davon, welches Recht anzuwenden ist, sollten Anpassungen des Arbeitsvertrages vorgenommen werden, wie die Festlegung des Arbeitsorts im Ausland, eine Dokumentation der Homeoffice-Tätigkeit sowie eine Zusatzvereinbarung über ggf. zu leistende Arbeitstage am Heimatstandort. Auch sollte eine Aufklärung über Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers, insbesondere die Pflicht zur Einkommenssteuererklärung im Ausland, erfolgen.
Weiteres zu beachten
Vor Ort können Sonderregelungen bestehen wie zum Beispiel verpflichtende Zahlungen in Rentenfonds. Im Falle gegebenenfalls im Ausland bestehender Versorgungslücken sollte für einen Ausgleich gesorgt sein.
Wer außerhalb der EU arbeiten möchte, muss sich überdies häufig bei den Botschaften oder Konsulaten um Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen kümmern. Innerhalb der EU wird dieser Prozess durch das Recht auf Freizügigkeit erheblich vereinfacht.
Besonderheiten in Zeiten der Pandemie
Klare Regelungen für die gegenwärtige Zeit der Pandemie existieren nicht. Es lassen sich lediglich Tendenzen feststellen.
Mit einigen Ländern (u. a. Österreich, Frankreich, Belgien und der Schweiz) wurden in steuerrechtlicher Hinsicht aufgrund der Corona-Krise Ausnahmen getroffen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Damit gelten Homeoffice-Tage, die aufgrund der Pandemie genommen werden müssen, als Arbeitstage im jeweiligen Tätigkeitsstaat. Umgekehrt gilt dann aber, dass Tage, welche im Homeoffice unabhängig von der Pandemie verbracht werden, nicht als Arbeitstage im jeweiligen Tätigkeitsstaat gezählt werden können. Anzuraten ist in jedem Fall eine ausführliche Dokumentation der Fälle, in denen der Arbeitnehmer pandemiebedingt im Homeoffice tätig wird.
Der Spitzenverband der Krankenkassen hat im Zuge der Corona-Pandemie mitgeteilt, dass aus seiner Sicht eine vorübergehende Änderung des Tätigkeitsortes oder der Verteilung der Arbeitszeit keine Auswirkungen auf das anwendbare Sozialversicherungsrecht hat (GKV-Spitzenverband, Rundschreiben 2020/167). Dies betrifft zwar in erster Linie Grenzgänger, d. h. Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt und in einem anderen, angrenzenden Mitgliedstaat wohnhaft sind, zeigt aber tendenziell, dass kurzfristige Änderungen des Tätigkeitsortes im Zuge der Pandemie keine sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen haben sollen – wohl jedoch das dauerhafte Homeoffice im Ausland.
Ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung ist in Zeiten der Pandemie wohl nur dann zu stellen, wenn dies von einer zuständigen Stelle als Nachweis ausdrücklich gefordert wird. Zur Sicherheit sollte dennoch eine solche Bescheinigung beantragt werden, um im Zweifel einen Nachweis der Sozialversicherung in Deutschland für den im Ausland tätigen Mitarbeiter zu erhalten, den dieser dann gegenüber den Behörden im Ausland vorlegen kann.
Was das anzuwendende Arbeitsrecht angeht, kann zumindest in der Pandemie die Vorschrift des Art. 8 IV ROM I-VO eine engere Bindung bspw. zu Deutschland ergeben, solange der Arbeitnehmer ausnahmsweise im Homeoffice im Ausland tätig wird. Als Dauerregel wird man dies jedoch nicht annehmen können, sodass bei einem dauerhaften Aufenthalt im Homeoffice wieder das Recht des jeweiligen Ortes Anwendung findet.
Fazit
Aufgrund der Komplexität der Thematik bedingt durch uneinheitliche Regelungen in den einzelnen Ländern sollte der Arbeitgeber im Zweifel seinen Mitarbeitern die Erbringung von Arbeitsleistungen im Homeoffice nur im Inland ermöglichen. Sollte er seinem Arbeitnehmer dennoch das Homeoffice im Ausland gewähren wollen, so ist eine konkrete Prüfung des Einzelfalls unter Berücksichtigung der angesprochenen Regelungsbereiche unabdingbar, um unangenehme Folgewirkungen zu vermeiden.
